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关于档案整理

2020-03-09 热度:83 ℃


归档文件一般以每份文件为一件。

但也有特殊情况:一般简报、周报等材料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本的,一本为一件。

另外还需要注意件内顺序:

有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前,收文在后;正本在前,发文稿纸和定稿在后。

3、分类

归档文件一般采用年度—机构(问题)—保管期限、年度—保管期限—机构(问题)等方法进行三级分类。

4、排列

最低一级类目采用组织机构分类法分类的归档文件,可依据编制部门下发的编制文件中的内设组织机构次序或机关习惯次序进行排列。一般是综合性部门在前,业务性部门在后。

5、编件号

按照不同保管期限的档案资料不得混装,就可以理解永久、定期30年、定期10年三种不同保管期限的归档文件是要进不同的库房。

所以每年的不同保管期限的第一件每年都从“0001”开始编制,形成的目录分别装订成册。

6、编页码

归档文件以件为单位编制页码。页码应逐页编制标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。文件材料已印制成册并编有页码的;拟编制页码与文件原有页码相同的,可以保持原有页码不变。

7、填写归档章

归档章是档号在纸质归档文件材料中的具体体现,应该盖在文件首页上方空白位置,统计报表等横式文件,在文件右侧居中位置加盖归档章。

8、填写备考表并装盒

将归档文件按顺序装入档案盒,并填写档案盒盒脊及备考表项目。

image.png

档案盒背脊

注意:不同年度的归档文件不得装在同一档案盒内;不同保管期限的归档文件不得装在同一盒内。

9、编目

著录项有全宗号、全宗单位、保管期限、机构(问题)、年度、盒号、件号、文号、题名、责任者、成文日期、页数、档号、密级、备注等内容。

10、装订

归档文件以“件”为单位逐件进行装订。属永久和30年保管期限的,根据文件的厚薄,文件页数较少时,采用直角装订或缝纫机轧边装订;文件页数较多时,采用“三孔一线”左侧装订。定期10年期限档案的可用订书机装订。

11、入库排架

将档案盒按保管期限和盒号先后次序依次放入档案柜内。排列顺序:自上而下,自左自右

档案的分类原则:各单位全部档案,依据其基本职能,结合档案内容、形成特点以及载体形式,保持档案之间的有机联系,实现档案分类、整理、排列、保管、编目的标准化和规范化,便于档案的科学管理与开发利用。

档案的分类和大类设置办法:大类的设置原则上各单位设置八个大类,即文书档案、业务档案、科技档案(含科研、基建、设备仪器等)、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。


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