随着社会发展和进步，传统的档案管理模式逐渐难以满足社会需求。一方面，档案数量迅速增加，仍旧按照传统模式管理，会加大档案机构和档案管理人员的压力，档案管理效率低下。另一方面，传统的档案管理模式不利于社会大众对档案的查询和利用。因此，我国档案管理事业积极走上转型之路，与先进技术手段相结合，向着数字化方向发展，很大程度上弥补了传统档案管理模式的不足。档案数字化的加工过程涉及多种技术手段，如扫描技术、光学字符识别技术、图像处理技术、档案管理系统建设等。其中档案数字化系统是十分重要的一环，档案在经过扫描等一系列数字化处理后，还需要专门的系统进行存储和管理，档案数字化系统不同于传统的实体档案管理模式，不需要实体场地存储档案，管理和利用工作都在线上进行。
档案数字化主要是采取数字化管理方式，将实体档案内容，转变为数字代码，存储到计算机内。档案数字化主要涉及以下内容：
1. 档案数字化输入。数字化输入操作，是以数字信号的方式，将传统实体档案，全部输入到计算机内。利用计算机系统，实现对档案的信息化管理，具体包括档案编研成果数字化和档案目录数字化。
2. 档案数字化转换。数字化转化的开展，是将纸质档案或者图像资料、音频资料等，进行数字化转换，并输入到计算机系统内。在实际操作中，借助相机设备或者摄影装备等，通过扫描拍照的方式，将纸质档案全部存储到计算机内。
3. 数字化档案接收。实现对数字档案的高质量接收，根据统一的标准，对信息进行转化，存储到档案数据库内。对数字档案的高质量接收除了能够起到保护原始档案文件的作用，还能提高档案利用率，便于档案使用和查阅，实现档案用户快速精准查阅。
档案数字化系统的主要作用：
档案数字化系统提供了一种集中管理、组织和检索档案信息的方式，以确保档案的安全性、可访问性和可持续性。
1. 提高档案管理效率：档案管理系统可以自动化和数字化档案管理流程，减少手动处理和纸质档案的使用。通过快速的检索和访问功能，用户可以更快地找到所需的档案信息，提高工作效率。
2. 保护档案安全：档案管理系统具有严格的权限控制和安全功能，只有经过授权的用户才能访问和修改档案。这样可以保护档案的机密性和完整性，防止档案被非法访问、篡改或丢失。
3. 提供便捷的档案访问和共享：档案管理系统可以提供网页界面或者客户端应用程序，使用户可以随时随地通过网络访问档案。同时，系统还支持档案的共享和协作，多个用户可以同时对同一份档案进行编辑和评论。
4. 管理档案生命周期：档案管理系统可以根据档案的生命周期阶段进行管理，包括创建、编辑、存储、保管、销毁等。系统可以自动跟踪档案的状态和变更记录，确保档案的合规性和合法性。
5. 提供档案备份和恢复功能：档案管理系统可以定期进行档案数据的备份，并将备份数据存储在安全的位置。这样可以防止档案数据的丢失或损坏，同时在需要时可以方便地进行数据恢复。
6. 支持档案审计和合规性要求：档案管理系统可以记录和追踪对档案的所有操作和修改，包括用户的访问记录、修改记录和删除记录。这样可以满足组织对档案审计和合规性要求的需要。