档案数字化是将纸质档案等传统介质的档案通过扫描、拍照、录入等方式转化为数字格式存储的过程。以下是进行档案数字化的主要原因：
一、提高档案利用效率
快速检索
在传统档案管理模式下，查找一份档案需要人工翻阅档案架和档案盒。例如，在一个大型企业的人事档案库中，要查找一位特定员工的入职文件，可能需要在堆积如山的纸质档案中逐个查找，这可能会花费数小时甚至数天时间。而档案数字化后，通过关键词检索，只需在档案管理系统中输入员工姓名、入职时间等关键词，几秒钟内就能定位到所需文件。
方便共享
数字化档案可以通过网络进行共享。对于跨国公司或跨地区的政府部门来说，不同分支机构的人员能够同时访问和使用同一份档案。例如，一家跨国公司的总部研发部门完成了一项新产品的设计文档，世界各地的分公司可以立即通过内部网络获取这份数字化档案，用于生产指导或市场推广，无需等待纸质档案的邮寄或人工传递。
二、增强档案保存安全性
防止物理损坏
纸质档案容易受到各种物理因素的损害，如火灾、水灾、霉变等。例如，历史悠久的图书馆可能会因为一场突如其来的火灾而损失大量珍贵古籍。而数字化档案存储在服务器、硬盘等设备中，可以通过数据备份和异地存储等方式避免这些物理灾害对档案的破坏。即使存放档案数据的一个服务器机房遭受火灾，也可以从其他备份地点恢复数据。
抵御恶意篡改
数字档案可以通过加密、数字签名等技术手段保护其完整性和真实性。在金融行业，客户的账户交易记录等档案一旦被篡改可能会导致严重的后果。通过数字加密技术，这些档案在存储和传输过程中能够被有效保护，任何未经授权的修改都可以被检测出来，确保档案内容的安全可靠。
三、降低档案管理成本
节省存储空间
纸质档案需要大量的空间来存放。大型企业或机构随着时间的积累，档案库的面积可能会不断扩大。而数字化档案以电子数据形式存储，大大减少了对物理空间的需求。例如，一个医院过去需要专门的房间来存放病历档案，数字化后，这些病历档案可以存储在服务器中，节省出的空间可以用于其他医疗用途。
减少人力成本
在档案的整理、借阅和归还等环节，数字化系统可以实现自动化管理。传统档案管理中，档案管理员需要花费大量时间进行档案的分类、编目和上架等工作，并且在借阅过程中要人工登记和跟踪。而数字化档案管理系统可以自动完成这些流程，减少了人工操作，降低了人力成本。同时，也减少了因人工操作可能出现的错误。
随着社会对于档案信息需求方式的变化，传统的档案工作方式已经不能完全满足档案利用及档案信息资源整合的诉求。档案数字化建设是社会信息化的必然要求，档案工作不是一成不变的，也需要随着社会的不断发展而进行改变。
在当今数字社会、数字经济和数字建设的大趋势下，推进档案数字化建设对于区域之间、行业信息资源整合以及互联共享平台的构筑都是有利的。而且对于档案建设工作，仅仅只是做好档案保管与档案安全建设已是不足以完成档案工作所需求的。档案信息的高效利用、加强对档案信息需求才能更好地利用档案材料、资源服务与其他工作。
档案数字化建设
那么如何做好档案数字化建设呢？新版《档案法》已经给出了回答，在“档案信息化建设”一章中，强调了在系统建设、资源建设、数字档案馆建设、共享服务平台建设、档案信息安全保障等多方面齐头并进，并赋予“电子档案与传统载体档案具有同等效力”。而档案数字化建设的基础，就是做好电子文件归档工作，将纸质载体转化为电子载体。
所以做好档案数字化建设工作，不仅仅只是完成一项工作要求，也是为了更便捷的进行档案工作与档案信息资源的利用！