随着信息技术的飞速发展以及档案管理需求的不断增大，档案管理的数字化转型已成为必然趋势。数字化档案室是指以数字档案为对象，通过计算机、扫描仪等设备加工，基于网络实现档案收集、整理、保管、保护、共享利用的档案管理模式。
一、建设目标
数字化档案室的建设旨在打造一个集高效存储、便捷检索、安全可靠、智能管理于一体的现代化档案管理平台，实现档案资源的数字化、网络化、智能化利用，提升档案服务的质量与效率。
二、建设内容
(一)基础设施准备
档案数字化的加工第一步就是要配备专业的档案扫描等硬件设施。首先需要配备高性能服务器，满足海量档案数据的存储与快速处理需求;选用高速扫描仪，适应不同类型、规格档案的扫描工作，确保图像质量清晰;配置专业存储设备，如磁盘阵列、磁带库，用于数据备份与长期保存;同时，为工作人员配备充足的计算机终端、打印机、复印机等办公设备。
(二)档案数字化加工
首先，建立档案数据库。对于收集到的档案信息，要将其内容特征著录、标引出来，完成前期处理后，采用数据录入的方式将处理的档案信息内容转化为数据。然后对档案数据库进行完善，推进档案数字化建设工作的开展，得到应有成效。
其次，电子文件的收集和积累要到位。电子文件是档案数字化建设的重要来源，与只用移交纸质文件的传统档案不同，数字化档案需要实行电子文件与纸质文件两套同时保存的制度，这样既能节省工作量提高效率，又能推进档案数字化进程。
最后，大力推广档案管理软件。档案数字化建设会将传统档案变为电子文件数据，然而由于各种客观原因的限制，各单位企业电子文件所使用的平台有所不同，使得档案数字化的数据整合工作面临困难。因此若是使用统一的规范来进行工作，会更加提升数据的准确性。
(三)软件系统开发
数字化档案室需要开发功能完备的档案管理系统，包括档案录入、编目、检索、借阅和数据统计等模块。其中，检索功能最好能支持多字段、模糊查询，方便用户快速定位所查询的档案;借阅模块实现线上申请、审批流程自动化，提高借阅效率。数据统计功能可对档案利用情况、原件保存地址等进行数据挖掘，为管理决策提供依据。
在进行档案管理系统建设的同时，数字化档案室爱婴注意数字档案的安全防护问题。档案信息至关重要，要利用加密、防火墙、权限设置等方式对数字档案进行保护，防止被网络黑客入侵，导致数字档案丢失或泄露。
(四)人才队伍建设
与传统的档案管理模式相比，档案数字化的工作变化还是较大的，以往的档案管理人员不具备这种管理模式的工作能力。因此，各数字化档案室应开展人员培训活动，对档案管理人员进行专业的档案数字化管理培训，提升人员管理能力。另外，数字化档案室也可以选择引进新的兼具数字化和档案整理能力的人员，助力数字化档案室建设，促进档案现代化、信息化管理水平。
最后，档案数字化在我国的普及程度越来越高，国家开始大力支持数字化档案室建设工作。出于对档案原件和数字档案的保护，各地对于数字化档案室的建设一定要遵守相关标准和规范，打造专业、信息化的档案室。