档案可以根据不同的标准分成多种类型，如按形成时间、形成领域、所有权性质、载体形态等。其中按照载体形态可以将档案分为纸质档案和非纸质档案，纸质档案是形成档案的主要载体，从古至今的大多数档案都以纸质为主。在漫长的发展过程中,纸质档案虽然具有一定的优势,但随着时间的推移和科学技术的不断发展同样也表现出自身的劣势。
其一,纸质档案的收集、保存需要大量的人力和物力,成本高、浪费大。纸质档案的记录、整理、归档和保存,不但需要大量的人力、物力,还需要很长的时间,这造成了成本高、浪费大的不良现象。
其二,纸质档案检索量大,利用效率低下,容易造成资源浪费。一是纸质档案具有独占性,只能一人阅读,难以实现多人同时共享;二是纸质档案检索起来工作量很大,检索所需要的信息比较困难,造成效率不高;三是由于纸质档案使用不便,很多深层次的档案信息难以开发和利用。
其三,纸质档案的收集、整理、储存和管理非常不便,难以满足社会需求。纸质档案收集、整理、归档比较原始,整理需要大量的人力,储存需要大量的空间,管理手段也非常落后,根本就无法满足社会快速发展的要求。
纸质档案数字化规范内容：
1.机构及人员
应建立纸质档案数字化工作组织，对数字化工作进行统筹规划、组织实施、协调管理、安全保障、技术保障、监督检查、成果验收等，确保数字化工作的顺利开展。
还应配备配备具有相应能力的工作人员，包括熟悉档案业务并具有较高的调查研究水平和良好的组织领导能力的管理人员，熟悉相关标准规范并能够为纸质档案数字化工作各环节提供技术支持的技术人员，掌握一定数字化基础知识并熟悉本职工作的操作人员等。应通过科学规范的管理制度，对工作人员进行规范化管理。为强化数字化工作的安全性，应加强对外聘工作人员的审核。
2.基础设施
纸质档案对于存放的要求较高，对其进行数字化加工时，应配备专用加工场地，并进行合理布局，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、档案扫描、图像处理、质量检查等工作区域。
加工场地的选择及温湿度等环境的控制不应不利于档案实体的保护。场地内应配备可覆盖全部场地的防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理的设施设备，并合理规划、配备和管理纸质档案数字化设施设备，确保能够满足数字化工作的需要。
3.工作方案
应在充分调研的基础上，制定科学合理的工作方案，确保纸质档案数字化工作达到预期目标。
预处理。首先要对档案进行清洁，去除灰尘、污渍、胶带等杂质，像古老档案上的霉斑等也要处理。对档案进行整理和分类，按照一定顺序归档，方便后续扫描和管理。
扫描。使用合适的扫描仪逐页扫描档案，扫描仪最好有高分辨率和自动进纸功能，部分还能自动双面扫描，提高效率。
图像处理。校正扫描时倾斜或偏移的图像，裁剪去除边框等多余部分，旋转方向不对的图像并增强图像质量。
光学字符识别(OCR)。通过OCR软件识别扫描图像中的文本，转化为可编辑文本，方便搜索。
数据整理与分类。添加元数据如标题、日期等，建立索引和标签分类档案。
存储与备份。选择计算机、服务器或云存储存储数字化档案，并定期备份确保数据安全。
审查与验证。检查扫描图像、OCR识别和元数据等确保准确性和完整性。
纸质档案数字化工作方案应经审批后严格执行。工作方案审批结果应与数字化工作过程中形成的其他文件一并保存。
4.管理制度
纸质档案数字化的规范离不开严格全面的管理制度。因此，我们应制定一套科学化、规范化的管理制度，并在工作过程中严格执行，以有效保障档案安全和纸质档案数字化成果质量。该制度主要包括岗位管理、人员管理、场地管理、数据管理、设备管理和档案原件管理等多方面，确保为纸质档案数字化加工全流程提供一个完整的制度依据。