档案数字化，顾名思义就是将档案通过各种技术手段将实体档案原件转换成非实体的数字档案，该转型不仅改变了档案的存储形态，还可以更加便于档案的管理、查询和利用。为了确保档案数字化的质量，档案数字化有着一个系统的、标准化的工作流程。
档案数字化流程具体包括：
1. 确定数字化对象与目标
档案数字化的首要任务是明确哪些档案需要进行数字化，以及数字化的具体目标。这通常涉及到档案的种类、数量、保管期限以及利用需求等多方面的考量。在确定了数字化对象后，还需要制定详细的工作方案，包括人员分工、进度安排、安全管理措施等。
2. 档案出库与数字化前处理
根据工作方案，档案管理人员需要按照数字化对象进行档案的调取、清点、登记等前期准备工作，并提交档案出库申请。经过批准后，严格按照档案库房管理规定办理出库手续，并与数字化部门共同清点无误后进行交接。
3. 档案扫描和图像处理
档案扫描是数字化的核心步骤。在扫描过程中，需根据实体档案原件的实际情况和数字化目的，选择合适的扫描设备和参数设置，确保扫描后的数字图像清晰、完整、不失真。与此同时，还需要注意对档案实体的保护，避免因扫描工作而造成档案原件损坏。
扫描完成后，图像不可避免地会存在一些瑕疵，因此还需要对数字图像进行拼接、旋转及纠偏、裁边、增强等处理，以确保图像质量符合标准。裁剪操作可以去除边框、空白和不需要的部分，使图像更加整洁。旋转功能可以纠正横向或纵向放置的图像。图像增强则是通过调整亮度、对比度和色彩来改善图像质量。这一过程需要严谨的操作和细致的检查，确保每一步都达到最佳效果，为档案数字化提供质量保障。
4. 光学字符识别(OCR)
经过扫描和图像处理程序后，为了增强数字化档案的可搜索性和可编辑性，通常需要进行光学字符识别(OCR)。OCR软件能够自动识别扫描图像中的文本，并将其转换为可编辑文本格式。这样，用户可以方便地使用关键词搜索档案内容，大大提高档案检索效率。
5. 数据整理与分类
数字化后的档案需要进行数据整理和分类，以方便管理和检索。这包括添加元数据、建立索引和标签等操作。元数据是指关于档案的描述信息，如标题、日期、作者等。索引和标签可以根据档案的内容、主题或其他特征进行分类，以便快速定位需要的档案。
6. 档案的保管和利用
档案数字化完成后，并不意味着纸质档案就可以被丢弃或忽视。相反，纸质档案仍然需要妥善保管，并作为数字档案的法律凭证和备份存在。而对于数字档案，则可以通过档案管理系统或网络平台进行高效的检索和利用。这不仅大大提高了档案的利用效率，还减少了工作人员的劳动负担。同时，数字档案还可以实现远程访问和共享，为档案资源的共享和利用提供了更广阔的空间。