现如今，信息化发展为人们的生活、工作、学习等多个方面都产生了较大的影响，全国各地的档案机构都在积极开展档案数字化转型工作。档案数字化程度越来越高，数字化档案在社会上的利用越来越广泛。
数字档案是指用计算机等工具对历史记录进行数字编码，并将所得数据记录保留在盘、片等载体上的一种档案。从记录方式来说，数字档案是用计算机语言，将历史记录数据化的形式来记录的。从载体来说，它摒弃了人们常用的纸张等常用的载体，而用磁盘、光盘等载体。总的来说，数字化档案就是档案数字化转型的成果。
与实体档案相比，数字化档案具备以下优点：
1. 经济效益高。社会和经济的快速发展使庞大的信息量和落后的办公方式形成矛盾，之前一直使用的粗放型模式，造成了企业成本大量增加。即以增加办公费用和办公人员这样一种方式来解决这一难题。而数字化档案管理是机读档案，不再是传统纸质为载体的档案信息。这样不仅节省了占地面积，节省了保管费用。而且方便查阅，因此也避免了重复印刷而造成的纸张浪费和不必要的增加人员的费用。
2. 办公效率高。数字化的档案管理使信息资料能快速归档，并尽快使用。以人事档案管理为例，由于管理对象的范围，并具有很强的流动性，如工人进厂、退休，流动性等，要想准确了解统计这些情况，传统的档案管理方法必须经过"归档"后才能进行查询。数字文件通过网络计算机管理，能够准确地反映当前情况。档案信息的查询通过数字化档案管理变得十分简单，实现了通过关键词一键检索，快速定位档案位置，省去了很多不必要的步骤，提高了办公效率。
3. 具有较强的时效性。档案的整理、管理是一项较为浩大的工程，按照以往传统的方法，不仅需要很长的时间，而且需要大量的人力、物力、财力。而数字化档案采用新的手段和方法，应用新技术手段，通过网络采集等手段减少中间环节，大大降低劳动强度，缩短档案整理周期，提高工作效率，体现出档案的利用价值，具有较强的时效性。
数字化档案具有以下特点：
1. 线上存储。数字化档案以数字形式存储在线上，不占用实体空间场所，易于管理。相比传统的纸质档案，数字化档案无需占用大量的物理空间，可以存储在硬盘、光盘、云存储等介质中。
2. 可编辑性强。数字化档案以电子文档的形式存在，具有较强的可编辑性。用户可以方便地对档案内容进行修改、补充和更新，确保档案信息的准确性和时效性。同时，数字化档案还可以方便地进行格式转换和数据处理，满足不同用户的需求。
3. 安全性高。档案机构通常会搭建专门的管理系统，存储经过档案数字化加工的档案信息。为了确保数字档案的安全，档案机构还会采用加密、访问权限设置、防火墙等技术手段对档案信息进行加密处理，防止档案信息在传输和存储过程中被窃取和篡改。系统建立严格的访问控制机制，根据用户的身份和权限，限制对档案信息的访问，确保用户只能访问其被授权的档案信息，防止非法访问和数据泄露。此外，数字化档案还可以进行多重备份，存储在不同的介质和地点，确保档案的长期保存和可恢复性。