随着数字化时代的到来，各行各业都在逐步实现数字化转型。档案事业也不例外，走上了档案数字化转型之路。随着档案数字化在我国的普及，数字化档案数量越来越多，各个机构开始注重数字化档案管理。
数字化档案管理的必要性：
一方面，传统的档案管理方式需要大量的人力和物力进行档案的整理、存储、借阅以及保管等工作。这种方式存在许多弊端，例如档案容易丢失、档案信息不便于查找、档案保管不严密等问题。随着信息技术的发展，数字化档案管理成为了越来越多机构的选择。数字化档案管理可以将档案电子化，实现档案信息的自动化处理、存储和管理。这不仅大大提高了档案管理的工作效率，而且可以有效地解决传统档案管理方式中存在的许多问题。数字化档案管理还可以提高档案信息的安全性和保密性，保障档案信息的完整性和可信度。
另一方面，数字化档案管理打破了传统档案管理的时空限制，实现了档案信息的远程共享和在线利用。通过网络技术，不同地点的用户可以同时访问和浏览档案信息，无需到档案馆或档案室实地查阅。这不仅提高了档案信息的利用效率，还为跨地区、跨部门的合作提供了便利。此外，数字化档案管理系统还可以根据用户的权限设置，提供个性化的档案信息服务，满足不同用户的需求。
数字化档案管理的步骤：
1. 选择适合自己机构的档案管理软件。与实体档案不同，数字化档案是非实体的，不需要特定的场所存储档案原件。数字化档案管理需要通过不同的档案管理软件进行存储、管理、利用。在数字化档案管理过程中，档案管理人员会根据机构的档案管理需求、档案数量、类型、等因素，选择适合自己机构的档案管理软件。可以根据软件的功能、易用性、安全性、价格等因素进行比较和选择。
2. 进行档案信息录入。为了将纸质档案资料进行电子化，将档案信息录入到档案管理软件中。在录入过程中，要注意档案信息的准确性和完整性。一是在档案扫描前，需要对档案进行整理清查，确保档案原件的完整，为档案扫描做好准备。二是在扫描过程中，需根据档案的实际情况选择最合适的扫描设备，并需要对扫描后的图像进行检查筛选和处理，以确保扫描质量和数字化档案的完整性和准确性。
3. 进行档案信息管理。对档案信息进行管理，包括档案的鉴定、归档、保管、借阅、销毁等方面的管理。该管理主要在线上进行。档案管理人员可以通过特定的档案管理系统对数字化档案进行管理，并提供利用。与传统管理方式相比，数字化档案信息管理可以极大地节约人力物力成本，提高档案管理效率。
最后，为了实现档案数字化管理，各个组织和机构可以选择与档案服务外包公司合作，获取专业的服务，开展档案数字化工作，搭建档案数字化管理平台，提升档案数字化管理水平。