档案数字化，就是将传统的实体档案，如纸质文书档案、照片档案和声像档案等，通过计算机技术、扫描技术等手段转换成统一以数字形式存在的数字化档案。该转型不仅有利于提高档案管理效率，还在很大程度上方便了社会大众对档案的利用。重庆别称山城，是巴渝文化的发源地，同时也是我国西部的直辖市，具有重要的战略地位。作为经济发达地区，重庆很早就开始了档案管理的转型升级，开展档案数字化工作。
重庆档案数字化所需的工具：
1. 扫描仪：用于将纸质档案转换为电子文件，可以选择单页或多页扫描，同时还可以进行自动分页和文本识别。扫描仪包括平板扫描仪、高速扫描仪、大幅面扫描仪、非接触式扫描仪等。在实际档案数字化过程中，应根据档案的实际情况选择最佳的扫描设备。
2. 文档管理系统：用于管理和组织电子文件，提供文档检索、版本控制、权限管理等功能，方便用户快速找到和共享文件。
3. 光学字符识别(OCR)软件：主要用于将经过扫描、检查处理后的图像文字转换为可编辑的文字形式。用于将扫描的图像文件转换为可编辑的文字文件，提高文档的可搜索性和可编辑性。
4. 数据库管理系统：用于建立和维护一个中央数据库，存储和管理所有的电子档案信息。
5. 数字化存储设备：例如硬盘、云存储等，用于安全地存储和备份所有的电子文件。
重庆档案数字化的具体流程：
1. 预处理。在进行档案数字化工作之前，应该对档案进行清查。一方面要对档案数量进行清点，确保没有漏页、错页等现象的发生，另一方面还要对档案上可能会影响扫描结果的灰尘、污渍等进行清理，以确保扫描的准确性。
2. 档案扫描。在扫描仪的选择上，对于档案纸张不太好，比较薄、易破损，或者扫描量较少，可以选择使用平板扫描仪。如果档案纸张可以拆订，质量相对较好，没有太多褶皱，没有粘贴票据，且扫描量相对较大的项目，可以选择馈纸式扫描仪。馈纸式扫描仪又称高速扫描仪，将单张的整齐的纸张放到馈纸处，扫描仪会自动一页一页的将纸张进行扫描。其中，平板扫描仪是日常办公室档案扫描工作中运用频率最高的扫描设备。
3. 图像处理和光学字符识别。扫描后的图像照片并非全部符合要求。需要档案数字化人员对图像进行一一检查，筛选出不符合要求的图像，对其进行裁剪、增强、校正等处理，确保图像的清晰、准确、完整。光学字符识别技术可以将图像中的文字转换成可编辑的问文本形式，便于档案的迅速检索和定位。
4. 数据挂接。数字化后的档案需要进行数据整理和分类，以方便管理和检索。这包括添加元数据、建立索引和标签等操作。元数据是指关于档案的描述信息，如标题、日期、作者等。索引和标签可以根据档案的内容、主题或其他特征进行分类，以便快速定位需要的档案。
5. 审查与验证。在完成数字化扫描加工后，需要进行审查和验证，确保扫描结果的准确性和完整性。审查过程包括检查扫描图像、OCR识别和元数据等，以发现并纠正可能存在的错误或缺陷。