在电子信息化飞速发展的今天，科技的发展给我们生活和工作带来了便利。人事档案工作，同样紧跟时代步伐，全国各国企事业单位都在逐步落实档案数字化进程。那么，档案数字化重要性体现在哪里呢？
档案数字化重要性最直观的一点，就是很大的提高了档案工作效率。虽然档案数字化前期的工期长、工作量大，但是一旦所有在库档案都实现了数字化管理，这对于档案工作者来说，不仅仅在档案的查借阅上更加方便快捷，而且方便管理，大大的提高了工作效率。
档案数字化重要性
其次，实现档案数字化，在一定程度上也可以保护原始档案。毕竟档案作为纸质材料，虽然所有档案室都严格按照“十防”标准进行管理，但是不可能100%保证每份档案的安全。将档案进行数字化扫描，上传至特定服务器储存，减少原始纸质档案的使用，可以起到很好的保护作用。
最后，档案数字化重要性还体现在落实国家政策上。我国档案工作一直在倡导“存量数字化、增量电子化”的信息化战略，这也是大势所趋。当前大多存档机构的档案数字化率低，还是因循守旧、没有做到档案资源整合。实现档案数字化，可以很好的解决这些问题。
档案数字化重要性和意义，不仅仅可以提高档案的工作效率，也是利国利民的好事，更是国家对档案工作支持的具体体现。
档案数字化是将纸质档案等传统载体的档案通过扫描、拍照、转录等技术手段转化为数字格式并进行存储和管理的过程，其重要性主要体现在以下几个方面：
一、提高档案利用效率
快速检索：数字化后的档案可以通过数据库管理系统进行索引。用户可以利用关键词、日期、文件类型等多种检索条件，在短时间内精准定位所需档案。例如，在一个拥有海量档案的大型企业档案库中，以往查找一份纸质合同可能需要人工翻阅大量卷宗，花费数小时甚至数天时间，而档案数字化后，通过输入合同编号、合作方名称等关键信息，可能在数秒内就能找到相应的电子文件。
远程利用：档案数字化使档案不受地理位置限制，只要有网络连接，经授权的用户就可以在任何地方访问档案。比如，研究人员无需亲自前往档案馆，在自己的办公室或家中就能查阅古籍档案的数字化副本，这对于学术研究、跨国合作等场景下的档案利用提供了极大的便利。
二、档案保护和保存
原件保护：频繁查阅和使用纸质档案会导致纸张磨损、褪色、损坏等情况。数字化后，大部分的查阅工作可以通过数字副本完成，从而减少对原始档案的接触次数，大大降低了物理损坏的风险。例如，历史文献档案通常比较脆弱，通过数字化保存后，这些珍贵的原件可以被妥善收藏在适宜的环境中，避免因反复翻阅而造成的不可挽回的损伤。
长期存储：数字存储介质相比纸质档案在存储密度上有巨大优势。大量的档案可以存储在相对较小的空间中，如服务器硬盘、磁带库等。同时，通过定期的数据备份和更新存储介质等措施，可以确保档案数据在较长时间内的安全性和可读性。而且，数字档案还可以利用冗余存储技术，即使部分存储设备出现故障，档案数据依然可以从其他备份设备中恢复。
三、促进信息共享与协作
部门间协作：在一个组织内部，不同部门之间往往需要共享档案信息。档案数字化后，各部门可以方便地在内部网络上共享和传递档案，避免了传统纸质档案在流转过程中出现的丢失、延误等问题。例如，企业的财务部门和法务部门在处理合同纠纷时，双方可以通过访问数字化档案系统，实时共享合同文本、财务凭证等相关档案，提高工作效率和协同性。
社会共享：对于一些具有公共价值的档案，如政府信息公开档案、文化遗产档案等，数字化能够使其更广泛地向社会公众开放。公众可以通过政府网站、文化机构的数字平台等渠道获取这些档案信息，这对于促进文化传承、社会监督等方面有着深远的意义。
四、适应现代化管理需求
数据整合与分析：数字化档案可以与其他业务系统的数据进行整合，如企业的客户关系管理系统（CRM）、企业资源计划系统（ERP）等。通过数据挖掘和分析技术，可以从海量的档案数据中提取有价值的信息，为企业决策、政策制定等提供数据支持。例如，通过分析销售档案数据，企业可以了解客户购买行为的变化趋势，从而调整营销策略。
流程自动化：档案数字化便于实现档案管理流程的自动化，如文件的归档、分类、审批等环节。利用工作流技术，可以根据预设的规则自动处理档案，减少人工干预，提高管理效率和准确性。例如，在电子文件归档时，系统可以根据文件的类型、来源等自动分配存储位置，并记录归档时间和操作人员等信息。