在信息技术飞速发展的今天，数字化浪潮席卷了各个领域，档案管理也不例外。档案数字化，作为档案管理适应时代发展的重要举措，正逐渐成为档案馆工作的核心任务之一。它不仅是对传统档案管理模式的革新，更是提升档案利用效率、保护珍贵档案资源、推动档案事业可持续发展的关键所在。今天，就让我们一起深入探讨档案馆档案数字化这一充满挑战与机遇的领域。
相较于传统档案馆，数字档案馆具有哪些独有的特征和功能？各级各类档案馆应如何建设数字档案馆？又该如何解决实践过程中遇到的问题？
一、数字档案馆的基本特征
档案资源数字化
数字档案馆以统一的数字形式存储各种信息，包括文本、图像、音频、视频等，通过数字化加工的方式，实现档案实体“虚拟化”，从而压缩存储空间，改进组织形式。
信息结构标准化
这是数字档案馆信息传输和共享的前提。在数字档案馆中，档案信息的组织必须采用统一的标准规范，比如统一的文件格式、著录标准、元数据标准等等，以确保档案数据库中同类信息格式一致，为信息资源共享奠定基础。
信息传输网络化
数字档案馆依赖于网络而存在，通过网络将用户端、web服务器、数据库、检索系统等组成部件连接起来，实现对数字档案信息的收集、管理、移交和利用，从而加快信息传递与反馈的速度。
档案管理系统化
将档案业务流程、标准规范固化在数字档案馆系统中，实现对档案和档案材料的系统化、规范化管理。
档案利用知识化
将文书、照片、录音、录像等各类信息载体与信息来源，在知识单元的基础上有机组织并链接起来，以档案利用需求为导向，主动为用户提供个性化档案信息和决策支持服务。
二、数字档案馆的主要功能
1、多层面信息采集捕获
通过多层面的信息采集，形成社会综合信息资源库。内容涵盖传统馆藏档案、各立档单位的档案文件资料、具有档案性质的行业或专题信息资源库，以及其他零散无序、具有档案价值的经过整理、组织、加工并纳入数字档案馆数据库的信息；其载体形式包括图形、图像、语音、视频等更为广阔的领域。
2、海量数据接收、存储和管理
通过数字化技术将现有的馆藏数字化，在线接收或脱机接收各立档单位归档的电子文件及其元数据。在此基础上，将不同格式和类型的数字化档案信息转换成统一格式，进行压缩处理和储存。后续的档案数字资源管理工作，主要包括：档案整理、实体档案利用管理、实体档案保管、档案编研、档案统计、档案鉴定等。
3、数据有效访问和查询
提供目录级和文件级查询服务、基于内容的多媒体信息检索服务，以及借阅管理和调用控制功能。利用者通过网络，可以对数字档案资源（包括目录、索引和全文）进行远程查阅或调用。
4、便捷的信息发布与传播
分为光盘发布和网络发布两种形式。光盘发布是指将档案信息复制到光盘，用户只需执行光盘阅读程序，即可对档案信息进行浏览和检索。网上发布是通过网页制作软件，将编辑出来的数字档案信息放到网页上，通过局域网、政务网、公众网等，供用户使用。
5、安全保障体系
包括网络、系统、信息、物理等方面，指用可靠的技术措施和完善的管理制度来保证各方面的安全。比如，通过身份认证、数据加密、数字水印、数字签名、访问控制以及防火墙等技术，确保档案信息的安全与合理利用。
6、系统管理与维护
数字档案馆系统应具备审计跟踪、用户与权限管理、数据维护、参数设置等基本系统管理功能。完成系统建设后，还需对系统性能进行监控与优化，确保系统的稳定性，提高运行效率。
三、数字档案馆的建设内容
数字档案馆建设是一项系统工程，需要业务部门、档案管理部门、信息化部门和其他相关部门共同参与。根据新修订的《档案法》《数字档案馆建设指南》《企业数字档案馆（室）建设指南》，数字档案馆需要在基础设施、应用系统、数字档案资源、保障体系等方面进行全方位规划和实施，形成相互关联、相互协调的有机整体。
基础设施建设
集成建设相对独立、稳定且兼容的数字档案馆基础设施，包括网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备等，适应当前馆藏档案基础数据存管需求和今后一定时期内数字档案增长需求，支撑数字档案馆的各项管理和服务。
应用系统建设
应根据开放档案信息系统参考模型（Open Archival Information System），开发或采用动态的、可扩展的信息网络系统，包括文档⼀体化系统数据接口、信息采集系统、档案信息管理系统、档案信息利用服务系统、运⾏维护跟踪管理系统等多个子系统，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化，确保数字档案馆海量数字资源的长久保存和有效利用。
数字档案资源建设
包含原生数字档案信息源和次生数字档案信息源，前者主要由电子文件归档而来，后者主要是传统载体档案经由数字化加工转换而来。应用先进技术和手段，对数字档案资源进行校验，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。同时，全面推进馆藏数字档案基础数据库建设，建立数字档案资源总库和管理库、利用库、长期保存库，实现档案信息资源分层共享。
保障体系建设
包括安全保障体系建设和标准规范体系建设。前者指配套涵盖经费、制度和人オ等各方面的保障体系，支撑数字档案馆建设、运行和维护，确保数字档案馆系统运行安全和档案信息安全。后者指完善各项标准，包括管理性、业务性和技术性的行政法规、业务规范、技术标准和管理制度等，确保数字档案资源的规范管理，保障数字档案馆运行顺畅。
数字档案馆建设内容框架
四、数字档案馆建设存在的问题及对策
数字档案馆建设需要依赖各种数字化技术，也需要一系列基础工作的支持。当前，部分档案馆在实践中还有诸多问题亟需解决。
技术难题
数字档案馆建设会出现各种技术问题，涉及数字化设备的采购和更新、数字化技术的研发与应用、数据传输与储存、数据安全和防护等等。如果档案馆在信息技术方面比较薄弱，数字档案馆建设就难以顺利进行。
应对措施：加大投入，围绕数字化生成技术、海量数据存储和检索技术、异构系统和互操作技术、中间件技术和集群技术、数据加密和网络防护等关键技术，不断进行技术更新和升级，以适应不断变化的技术环境，解决大规模数据传输和存储、数据长期保存、数据安全防护等技术难题。
安全问题
未建立备份与灾难恢复机制，容易因硬件故障、病毒或恶意软件攻击、人为错误等，导致档案信息资源丢失；未建立内部安全管理机制，存在机密信息外泄、网络安全隐患。
应对措施：建立完善的备份和恢复机制，对数字档案进行定期备份，防止数据损失；建立内部安全管理机制，明确安全管理责任和要求，同时强化身份认证和访问控制，确保数字档案馆的安全运行。
管理难题
数字档案馆建设还面临着档案馆转型和管理模式的困局。一些档案馆由于未能制定相应的管理制度和规范，容易出现管理混乱和档案利用困难的问题。
应对措施：在思维方式和管理理念上进行转变，明确各项管理规定和责任，确保档案的真实性、完整性、可用性、安全性和可追溯性；培养专业的数字化档案管理人员，提高管理水平。
法律法规问题
法律法规和政策要求是数字档案馆建设的依据。由于部分档案馆对相关法律法规理解不足或体系建设不全，导致数字档案馆存在一定的合规性风险。
应对措施：在建设过程中，围绕档案法、信息安全法等，做好充分的合规性评估和风险控制，确保数字档案馆合法合规运营。
揭开档案数字化的神秘面纱
（一）档案数字化是什么
档案数字化，简单来说，就是利用现代信息技术，将传统的纸质、胶片、录音录像等各种载体的档案资源转化为数字信息的过程。在这个过程中，通过扫描、拍照、录音录像数字化转换、OCR（光学字符识别）技术等手段，把档案中的文字、图像、声音等信息转化为计算机能够识别和处理的数字代码，以数字化的形式存储在硬盘、光盘、磁带等存储介质中，再通过网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库。
比如，我们常见的纸质档案，通过高精度扫描仪转化为一张张清晰的电子图像，再借助OCR技术将图像中的文字识别并转化为可编辑的文本；而珍贵的历史影像档案，则通过专业的数字化设备，将模拟信号转换为数字信号，实现永久保存和便捷调用。
（二）为什么要进行档案数字化
档案数字化绝非一时的跟风之举，而是有着诸多现实且迫切的需求，它在提高经济效益、办公效率和保护档案原件等方面有着不可比拟的优势。
从经济效益上看，传统的纸质档案管理需要耗费大量的纸张、笔墨，以及存储空间。随着时间的推移，档案数量的不断增加，库房的租赁和维护成本也水涨船高。而档案数字化后，这些问题迎刃而解。以某大型企业为例，在实施档案数字化之前，每年用于档案保管的费用高达数十万元，包括档案库房的租金、纸质档案的装订耗材等。数字化之后，不仅节省了大量的纸质资源，连库房的面积也大幅缩减，每年在档案管理方面的费用降低了近三分之二。
在办公效率方面，数字化档案更是展现出了巨大的优势。以往，工作人员查找一份档案，可能需要在浩如烟海的纸质文件中花费数小时甚至数天的时间。而现在，只需在电脑上输入关键词，瞬间就能检索到所需的档案信息。例如，在一些政府部门，档案数字化使得行政审批流程大幅缩短。以前，办理一项业务可能需要工作人员来回奔波于各个科室调取档案，现在通过数字化档案系统，在线即可完成档案查阅和审批，大大提高了工作效率，也提升了群众的办事体验。
再谈到档案原件的保护，档案数字化无疑是一道坚固的防线。许多珍贵的历史档案，由于年代久远，纸张脆弱，每一次翻阅都可能对其造成不可逆的损伤。将这些档案数字化后，人们可以通过电子副本进行查阅和利用，从而最大程度地减少对原件的接触，延长档案的寿命。像敦煌莫高窟的珍贵文献档案，通过数字化技术，不仅能够让更多人足不出户欣赏到这些瑰宝，还能避免因游客参观和频繁翻阅对文物造成的损害。
档案数字化的实现之路
（一）关键技术大揭秘
档案数字化的实现离不开一系列先进技术的支持，这些技术就像是数字化旅程中的得力助手，各显神通，共同助力档案从传统形态向数字形态的华丽转身。
文字图像扫描技术是数字化的第一步，就如同给档案拍照片，把纸质文件上的内容转化为电子图像。高精度的扫描仪能捕捉到文字和图像的每一个细节，确保数字化后的档案信息完整且清晰。比如在一些大型图书馆对古籍善本的数字化过程中，通过专业的大幅面扫描仪，能够将古籍的纸张纹理、墨色浓淡等细节都精准地记录下来，为后续的研究和保护提供了珍贵的数字资料。
OCR（光学字符识别）技术则是将扫描得到的图像中的文字识别并转化为可编辑文本的神奇工具。它打破了图像与文字之间的壁垒，使得我们可以像在文档中一样对数字化档案进行搜索、编辑和排版。以企业财务档案数字化为例，OCR技术可以快速识别发票、报表中的各类数据，大大提高了财务数据处理的效率，节省了人力成本。
多媒体信息压缩技术在处理音频、视频等多媒体档案时发挥着重要作用。它能在不影响关键信息的前提下，将大容量的多媒体文件压缩变小，方便存储和传输。像一些珍贵的历史影像档案，通过先进的压缩算法，在保证画质和音质的同时，存储体积大幅减小，使得更多的人能够通过网络便捷地观看这些珍贵的历史资料。
（二）详细流程全解析
档案数字化是一个环环相扣的系统工程，每一个步骤都至关重要，缺一不可。
档案调卷是整个流程的开端，工作人员需要从库房中找出需要数字化的档案，这就像是在庞大的知识宝库中寻找特定的宝藏。在这个过程中，精准的档案定位和细致的出库登记必不可少，确保每一份档案都能准确无误地进入数字化环节。
档案整理著录则是为档案建立详细的“身份信息”。工作人员要对档案进行分类、排序，去除装订物等杂物，并为每份档案编写详细的目录信息，包括文件名称、日期、作者等，就像给每一本书编写详细的目录一样，方便后续的查找和管理。
扫描环节是将档案转化为数字图像的关键步骤。根据档案的材质、大小和内容特点，选择合适的扫描设备和参数。对于一些脆弱的古籍档案，可能会采用低照度、高分辨率的扫描方式，以减少对档案的损伤；而对于普通的纸质文件，则可以采用高速扫描仪提高工作效率。
影像处理是对扫描得到的图像进行优化和修复。比如去除图像中的噪点、污渍，调整图像的亮度、对比度，对偏斜的图像进行纠偏等，让数字化后的档案图像更加清晰、美观，易于阅读。
质检环节是保障数字化质量的重要关卡。工作人员会对扫描后的图像和著录信息进行细致的检查，确保图像清晰、内容完整、著录准确无误。一旦发现问题，及时进行返工处理，就像工厂里的质量检测一样，不放过任何一个瑕疵。
数据挂接是将数字化后的图像与对应的著录信息进行关联，使档案信息能够通过目录快速检索到对应的电子图像，实现档案信息的高效利用。
档案归还则是将完成数字化的档案原件安全送回库房，按照原来的顺序和位置进行妥善保管，确保档案实体的安全。
数据备份是为了防止数据丢失，将数字化后的档案信息存储在多个不同的存储介质中，并定期进行数据迁移和验证，就像给重要的文件多留几份副本，以备不时之需。
现实中的挑战与困境
在档案数字化的征程中，虽前景广阔，但并非一帆风顺，前行的道路上布满了荆棘，面临着诸多严峻的挑战与困境。
（一）技术难题
数字化技术的更新迭代速度犹如闪电，让人目不暇接。今天还在广泛应用的技术，明天可能就面临淘汰。以存储技术为例，曾经的磁带存储因其容量有限、读写速度慢，逐渐被硬盘、固态硬盘等新型存储介质所取代。而随着大数据时代的到来，对存储容量和读写速度的要求越来越高，如何跟上技术发展的步伐，及时更新存储设备和技术，成为档案馆面临的一大难题。
技术标准的不统一也是数字化进程中的一大障碍。不同的设备厂商、软件开发商往往采用不同的技术标准，导致数字化后的档案在格式、质量等方面存在差异，难以实现互联互通和共享。例如，在图像扫描过程中，不同扫描仪的分辨率、色彩模式等参数设置不同，使得扫描后的图像质量参差不齐，给后续的处理和利用带来了困难。
安全风险更是如影随形，时刻威胁着档案数字化的成果。数字化档案面临着数据泄露、篡改、丢失等风险。黑客攻击、病毒感染等网络安全事件时有发生，一旦发生，将对档案信息的安全造成严重威胁。比如，某知名企业的档案管理系统曾遭受黑客攻击，大量客户档案信息被泄露，不仅给企业带来了巨大的经济损失，还严重损害了企业的声誉。
（二）资源整合困境
在数字化时代，档案数据来源广泛，犹如百川归海。除了传统的纸质档案数字化，还有电子文件、社交媒体数据、业务系统数据等多种来源。然而，这些不同来源的数据格式千差万别，就像来自不同国家的人说着不同的语言，难以沟通交流。例如，电子文件可能有.doc、.pdf、.xls等多种格式，社交媒体数据更是以图片、视频、文本等多种形式存在，要将这些不同格式的数据整合到一起，难度可想而知。
数据共享难度大也是资源整合的一大痛点。不同部门、不同机构之间往往存在信息壁垒，出于安全、利益等多方面的考虑，不愿意共享自己的数据。这就导致了档案信息难以实现全面的整合和利用，形成了一个个“信息孤岛”。以政府部门为例，各个部门之间的档案数据往往相互独立，在处理一些综合性事务时，需要耗费大量的时间和精力去协调和获取相关档案信息。
随着档案数字化的推进，数据量呈爆炸式增长，对存储空间的需求也越来越大。海量的数据需要大量的存储设备来存放，这不仅增加了硬件采购成本，还带来了存储设备的管理和维护难题。而且，随着时间的推移，数据量还会持续增长，如何规划和拓展存储空间，成为档案馆必须面对的现实问题。
在这个信息爆炸的时代，档案数字化是不可阻挡的历史潮流。它承载着历史的记忆，连接着现在与未来，为我们的社会发展注入源源不断的动力。让我们共同期待档案数字化的美好未来，也希望每一位读者都能关注和支持档案数字化工作，共同推动档案事业的繁荣发展。