档案整理数字化深受企业朋友们的喜欢还是有一定道理的，毕竟谁不想将复杂的事情简单化呢。经常需要查阅档案的企业朋友一定更加深有体会，档案材料多、乱、杂，没有进行整理数字化的档案在查阅起来简直费时费力。
档案整理数字化一方面能够帮助企业在利用档案时能够提高查阅的效率、缩短查阅时间、减少人力物力。另一方面也更有效地保护了我们的纸质档案，延长档案的使用寿命。
档案整理数字化
如果经常翻阅档案，档案作为纸介质是很容易因为外界原因受损，比如在翻阅途中破损或者档案中某些材料遗失、被涂改等等。所以为了保证档案的安全、规范使用以及保护档案的原始样貌，委托专业的档案管理机构进行档案整理数字化是更好的选择，简直是一举两得。这也是为什么这项服务深受企业朋友喜爱和依赖的重要原因。
档案数字化是将纸质档案转化为数字格式存储和管理的过程，它带来了以下诸多好处：
一、提高档案利用效率
1.快速检索
-在传统的纸质档案管理中，查找一份特定的档案可能需要人工翻阅大量的卷宗，这是一个非常耗时的过程。例如，在一个大型企业的档案室中，如果要查找一份10年前签订的某份合同，档案管理人员可能需要在堆积如山的文件柜中逐个查找。而档案数字化后，通过建立电子检索系统，利用关键词、日期、文件类型等多种检索条件，可以在几秒钟内定位到所需档案。比如，在档案管理软件中输入合同编号、客户名称或签订日期等关键信息，系统就能迅速筛选出符合条件的电子档案。
2.远程访问
-数字化档案打破了空间限制，只要有网络连接，授权用户可以在任何地点访问档案。对于跨国公司或分支机构众多的企业来说，这一点尤为重要。例如，公司总部的管理人员可以在出差时通过笔记本电脑或移动设备访问公司的重要文件，如财务报表、项目方案等；不同地区的分公司员工也能及时获取总公司发布的政策文件、技术资料等，无需等待纸质文件的邮寄或传送，从而大大提高了工作效率。
二、增强档案保护
1.减少物理损坏风险
-纸质档案容易受到多种因素的损坏，如火灾、水灾、虫害等。一旦发生这些灾害，档案可能会遭受毁灭性的损失。例如，图书馆的珍贵古籍可能会因为火灾而化为灰烬。而数字化后的档案以数据形式存储在服务器、硬盘等设备中，可以通过数据备份和容灾系统来防范此类风险。档案数据可以在多个存储位置进行备份，如本地服务器、异地数据中心等。即使一个存储地点发生意外，其他备份的数据依然可以恢复档案内容。
2.避免频繁翻阅导致的损坏
-频繁使用纸质档案会导致纸张磨损、字迹褪色等问题。例如，历史博物馆中经常展出的文献，由于观众反复查看，纸张会逐渐变脆，文字也会模糊不清。数字化档案则不存在这个问题，无论被访问多少次，其数字副本的质量都不会下降，原始的数字档案可以一直保持完整。
三、节省档案存储空间
1.物理空间的节省
-随着时间的推移，纸质档案会占用大量的空间。大型企业、政府机构等积累的档案文件可能需要专门的仓库来存放。例如，一个拥有几十年历史的医院，其病历档案可能堆满了好几个房间。而将这些档案数字化后，大量的纸质文件可以被扫描后销毁（在符合法律法规的前提下），从而腾出宝贵的物理空间用于其他用途，如办公、医疗设施的扩充等。
2.存储成本的降低
-除了物理空间的节省，数字化档案还可以降低存储成本。存储纸质档案需要购买档案柜、文件盒等存储设备，并且需要定期维护这些设备，如防潮、防虫等。而数字化档案存储在电子设备中，虽然需要购买服务器、硬盘等存储介质，但从长期来看，其存储密度高、成本相对较低。例如，一个1TB的硬盘可以存储海量的文档、图像等档案数据，而且其成本在不断下降。
四、促进档案信息共享与整合
1.部门间信息共享
-在企业或政府机构内部，不同部门之间往往需要共享档案信息。例如，在一个工程项目中，设计部门需要将设计图纸等档案共享给施工部门和质量监督部门。档案数字化后，这些部门可以通过内部网络轻松地共享和交换档案，避免了因信息不畅导致的工作延误或重复劳动。各部门可以在统一的数字档案平台上进行信息更新和协同工作。
2.跨机构信息整合
-对于需要整合多机构档案信息的情况，如历史研究机构整合多个图书馆、博物馆的档案资源，数字化档案可以通过标准的数据接口和格式进行整合。不同机构的数字化档案可以汇聚到一个综合的数据库中，方便研究人员进行全面的检索和分析，促进知识的传播和学术研究的发展。