在电子信息化飞速发展的今天，科技的发展给我们生活和工作带来了便利。人事档案工作，同样紧跟时代步伐，全国各国企事业单位都在逐步落实档案数字化进程。那么，档案数字化重要性体现在哪里呢？
档案数字化重要性最直观的一点，就是很大的提高了档案工作效率。虽然档案数字化前期的工期长、工作量大，但是一旦所有在库档案都实现了数字化管理，这对于档案工作者来说，不仅仅在档案的查借阅上更加方便快捷，而且方便管理，大大的提高了工作效率。
档案数字化重要性
其次，实现档案数字化，在一定程度上也可以保护原始档案。毕竟档案作为纸质材料，虽然所有档案室都严格按照“十防”标准进行管理，但是不可能100%保证每份档案的安全。将档案进行数字化扫描，上传至特定服务器储存，减少原始纸质档案的使用，可以起到很好的保护作用。
最后，档案数字化重要性还体现在落实国家政策上。我国档案工作一直在倡导“存量数字化、增量电子化”的信息化战略，这也是大势所趋。当前大多存档机构的档案数字化率低，还是因循守旧、没有做到档案资源整合。实现档案数字化，可以很好的解决这些问题。
档案数字化重要性和意义，不仅仅可以提高档案的工作效率，也是利国利民的好事，更是国家对档案工作支持的具体体现。
档案数字化是将纸质档案、照片、录音录像等传统档案资料通过扫描、拍摄、转录等技术手段转化为数字格式存储的过程。档案数字化具有极其重要的意义，主要体现在以下几个方面：
一、提高档案利用效率
快速检索
在传统档案管理模式下，查找一份特定的档案可能需要人工翻阅大量的纸质卷宗，耗费大量的时间和人力。例如，在一个大型企业的档案室中，要查找一份10年前签订的合同，档案管理员可能需要在堆满文件柜的房间里，逐个柜子、逐个文件夹地查找，可能需要花费数小时甚至数天时间。
而档案数字化后，通过档案管理软件，用户可以利用关键词、日期、文件类型等多种检索条件，在数秒内定位到所需档案。比如，在数字化的档案系统中，输入合同编号、签约日期或合作方名称等关键信息，系统就能迅速呈现相关的电子合同文件。
远程利用
数字化档案打破了时间和空间的限制。传统档案只能在档案室所在的物理空间内被查阅，这对于异地的用户或者在非工作时间有紧急需求的用户来说极为不便。
有了数字化档案，只要有网络连接，授权用户可以在任何地点、任何时间通过计算机、平板电脑或智能手机等设备访问档案。例如，政府部门的工作人员在外出调研时，能够通过移动设备及时查阅相关政策文件和历史数据，方便决策。
二、增强档案保护
物理保护
纸质档案容易受到自然环境因素的损害，如潮湿、火灾、虫害等。例如，在一些历史悠久的档案馆中，珍贵的古籍档案因为长期处于潮湿环境而发霉腐烂。
数字化后，原始档案可以被妥善保存于适宜的环境中，减少翻阅次数，从而大大延长其物理寿命。档案的数字副本可以作为日常使用的版本，即使数字副本出现问题，只要原始档案还在，就可以重新进行数字化。
数据备份与恢复
数字化档案可以进行多副本备份，存储在不同的介质和位置。例如，档案数据可以同时存储在本地服务器、异地数据中心和云端存储。
当遇到数据丢失或损坏的情况，如硬盘故障、病毒攻击等，通过备份的数据可以快速恢复档案。这种冗余存储机制有效保障了档案信息的安全性和完整性。
三、促进信息资源共享与整合
机构内部共享
在一个组织内部，不同部门之间往往需要共享档案信息。例如，企业的财务部门和审计部门可能都需要查阅同一份采购合同档案。
数字化档案使得这种共享变得更加便捷高效。各部门可以通过内部网络访问统一的档案数据库，避免了传统方式下档案在部门之间流转的繁琐程序和时间延误。
跨机构共享与协作
对于不同机构之间的合作，如政府部门之间的联合执法、科研机构之间的联合研究等，数字化档案有利于信息的整合和共享。
以联合科研项目为例，不同科研单位可以将各自的研究档案数字化后放在共享平台上，各方研究人员能够方便地获取和参考其他单位的研究成果，促进知识的交流和创新。
四、节省档案管理成本
存储空间节省
随着时间的推移，纸质档案会占用大量的物理空间。企业和机构需要不断扩建档案室或者租用更多的存储场地。
数字化档案以电子数据形式存储，占用的是服务器的磁盘空间或者云端存储空间，相对来说空间占用量小得多。例如，一个装满纸质文件的大型文件柜所占用的空间，在数字化后可能只需要一个很小的存储硬盘就能容纳。
人力成本降低
传统档案管理需要大量的人力进行档案的整理、编目、借阅登记等工作。
档案数字化后，这些工作的大部分可以通过自动化软件来完成。如档案的自动分类和索引，减少了人工操作的工作量，从而降低了人力成本。