档案数字化工作需要遵循一系列原则，以确保数字化过程的质量、效率和档案信息的安全性等诸多重要因素。
一、规范性原则
遵循标准规范
档案数字化工作应严格按照国家和行业相关标准进行。例如，在档案扫描过程中，要遵循《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017），该规范详细规定了扫描的分辨率、色彩模式、文件格式等技术参数。像对于文字型档案，扫描分辨率一般不低于300dpi，以保证文字能够清晰识别；图像色彩模式一般采用黑白二值或灰度模式，这样可以有效减小文件体积，同时保证信息完整。
在档案著录方面，也要遵循统一的著录规则，如《档案著录规则》（DA/T 18-1999）。著录信息包括档案的题名、作者、日期、主题词等内容，这些信息的规范著录是实现档案准确检索的基础。
流程规范
档案数字化的整个流程，包括档案的收集、整理、扫描、图像处理、数据质检、存储等环节，都应该有明确的操作流程和工作规范。例如，在档案收集环节，要确保收集的档案完整、准确，有详细的交接手续；在数据质检环节，要有明确的质量检查标准，如检查扫描图像是否完整、清晰，著录信息是否准确无误等。
二、安全性原则
信息安全保障
档案数字化过程中要防止档案信息的泄露、篡改和丢失。在数据传输过程中，要采用加密技术，例如通过SSL（安全套接层）协议或TLS（传输层安全）协议对网络传输的数据进行加密。这样可以确保档案数据在从扫描设备传输到存储服务器的过程中不被窃取。
对于存储的档案数据，要进行权限管理。不同级别的用户只能访问其权限范围内的档案，通过身份认证和访问控制列表（ACL）等技术实现。例如，在一个企业的档案管理系统中，普通员工可能只能访问与自己工作相关的档案，而人力资源部门的管理人员可以访问员工的人事档案等敏感信息。
物理安全保障
档案数字化的场所和设备也需要保证安全。存放档案原件和数字化设备的场所应该有防火、防潮、防盗等措施。例如，档案室应该安装火灾报警系统和灭火设备，设备机房应该保持适宜的温度和湿度，以防止设备损坏导致数据丢失。
三、完整性原则
档案内容完整
数字化的档案要保证内容完整无缺。在扫描过程中，要确保每一页档案都被正确扫描，对于成册的档案，不能遗漏页面。例如，对于一本有100页的项目报告档案，要通过页码核对等方式保证所有100页都被数字化。
除了文本内容，档案中的附件、印章、签名等重要信息也要完整保留。如一份合同档案中的双方盖章和签名，在数字化后要保证其清晰度和完整性，以便在需要时能够作为有效证据。
元数据完整
档案数字化过程中的元数据，如档案的来源、日期、数字化时间、操作人员等信息也要完整记录。这些元数据对于档案的管理和利用非常重要。例如，通过元数据可以追溯档案数字化的历史过程，当档案出现问题时，可以确定是在哪个环节出现的错误。
四、可用性原则
易于检索利用
数字化档案应该具备良好的检索功能。档案管理系统应该提供多种检索方式，如按题名、日期、关键词等检索。例如，在一个高校的档案管理系统中，教师可以通过课程名称、授课年份等关键词快速检索到自己的教学档案。
数字化档案的格式应该是通用的、易于打开和查看的。如对于文本档案，常用的PDF、TXT格式可以方便用户在不同的设备和软件环境下查看；对于图像档案，JPEG、TIFF等格式兼容性较好。
系统兼容性
档案数字化系统应该与现有的信息技术环境兼容。包括硬件设备，如服务器、存储设备等，以及软件环境，如操作系统、数据库管理系统等。例如，数字化档案存储系统要能够在单位现有的服务器上稳定运行，并且能够与其他业务系统（如办公自动化系统）进行数据交互。
档案数字化要以档案利用为导向，以优化为原则，有步骤地进行,要符合实际，符合现代管理理念，不可片面追求速度而忽略质量，造成浪费。
作为档案从业者的我们，更是应该牢牢掌握档案数字化工作的五大原则，接下来让我们一起看看这五大原则具体是哪些吧！
一、科学性原则
档案数字化的科学性原则指在进行数字化时遵循档案信息的形成、保管、利用的客观规律，使档案信息数字化工程真正服务于社会，发挥其信息资源的作用。
档案数字化的科学性要求从档案信息的收集、处理、存储、传递、利用乃至反馈的整个过程，都必须保证真实、准确、可靠,数字化的方法和手段也需要注意科学性。
二、实用性原则
针对馆(室)藏档案有重复利用和紧急利用两种方式,急用、常用档案应优先进行数字化，坚持“现用现扫,常用先扫，已用定扫”的快捷服务方式。社会需求是制定和调整档案数字化工作策略的“风向标”。档案业务部门应注重多年档案利用的情况统计，把利用频繁的档案进行综合分析，科学地确定优先进行档案数字化的范围。
许多档案信息具有实效性,过了一定期限后其价值就会降低，甚至丧失，因此在进行档案数字化时要用发展的眼光看待，争取在档案信息价值的升值前期完成。档案数字化加工与数字化档案利用同步实现，是充分利用计算机网络技术，更好、更快地实现档案数字化的最佳途径。
三、规范性原则
档案数字化的规范性原则指档案数字化后的文件格式符合国家档案局颁布的档案电子文档标准,具有较好的通用性,能够通过计算机网络检索提供给利用者。数字化后的档案信息内容要与原纸质档案信息完全一致。
如果解决了数字档案的法律凭证作用问题，利用者在计算机网络上利用的数字化档案信息相当于在档案馆实地查阅原始档案实体,对于有些特殊的电子文件能以原始形成格式进行还原显示，例如照片、图纸等。
四、安全性原则
档案数字化的途径一般有两种：一是通过归档接收电子文件；二是馆(室)藏传统载体档案数字化。馆(室)藏传统载体档案数字化的方式一般是通过计算机录入和扫描两种方式进行的，与传统的档案信息相比,这些数字化档案信息，因为依托于计算机存储技术、网络技术，所以具有明显的不稳定性，数字化信息的内容和位置易发生变化。
因此,在档案数字化过程中，要做到以下几点，以保证安全性原则：
(1)通过录入或扫描方式得到的数字化档案信息，要确保档案原件的安全；
(2)在处理和存储数字化档案信息时，要确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合；
(3)遵循原始档案的保密性，确保涉密档案的信息不被未授权者浏览；
(4)利用先进的计算机安全技术，如防火墙、实时杀毒软件以及存储设备等，保证已经数字化的档案信息的安全。
五、共享性原则
档案数字化的共享性原则是由档案信息的利用率决定的，因为档案信息是来自社会的宝贵财富，数字化的档案信息利用得越广泛，其作为资源的作用就发挥得越充分。
因此，要建立完备的档案数字化保障体系和高效的信息流通、传递和利用体系，通过有效的分析和管理，及时准确地把利用率高且具有较大社会效益和经济效益的档案信息最大限度地进行利用。