档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，便于档案的保管、利用和共享。
一、档案数字化的主要目的
长期保存档案
传统的纸质档案、胶片档案等容易受到自然环境因素的损坏，如纸张会因为潮湿而发霉、字迹褪色，胶片会老化等。通过数字化，可以将档案内容转换为数字格式存储在服务器、光盘等介质中，只要存储介质和存储环境得到妥善维护，数字档案可以长期保存。例如，一些历史悠久的文献档案，经过数字化后可以避免纸张进一步损坏，并且可以备份多个副本存储在不同的地点，确保档案信息的安全性。
方便档案利用
数字化后的档案可以通过计算机网络进行检索和查阅。用户无需到档案保管现场，只要在有网络连接的地方，经过授权就可以访问档案数据库。比如，一位研究历史的学者，以往需要到档案馆翻阅大量的纸质档案来查找所需资料，可能需要花费数天甚至数周的时间。而档案数字化后，他可以通过关键词搜索等方式，在短时间内定位到相关的档案内容，大大提高了研究效率。同时，数字化档案可以支持多人同时在线查阅，不受传统档案一次只能一人查阅一份档案的限制。
提高档案管理效率
对于档案管理人员来说，数字化档案便于进行分类、编目和统计等管理工作。利用档案管理软件，可以快速地对数字档案进行标注、添加元数据等操作。例如，在一个大型企业的档案部门，对员工人事档案进行数字化后，档案管理人员可以通过软件快速查询员工的入职时间、岗位调动记录等信息，并且可以根据需要生成各种统计报表，如不同部门员工人数统计、员工学历分布统计等。
二、档案数字化的主要步骤
档案整理
这是档案数字化的前期准备工作。需要对档案进行分类、排序和编号等操作。例如，在一个图书馆对古籍档案进行数字化时，首先要对古籍按照朝代、作者、书籍类型等进行分类，然后对每一本古籍进行编号登记，记录其基本信息，如书名、作者、版本等，为后续的扫描等数字化工作提供基础。
档案扫描或拍摄
根据档案的类型选择合适的数字化设备。对于纸质档案，通常使用高速扫描仪进行扫描，将纸质文件转换为电子图像。对于实物档案或者大型档案（如地图、海报等），可能需要使用专业的数码摄影设备进行拍摄。扫描或拍摄时要注意保证图像的清晰度和完整性，设置合适的分辨率等参数。例如，对于文字内容较多的档案文件，扫描分辨率一般要求在300dpi（每英寸点数）以上，以确保文字能够清晰可辨。
图像处理
扫描或拍摄后的图像可能会存在一些问题，如倾斜、黑边、噪点等。需要使用图像处理软件进行修正。例如，对于扫描时纸张放置不正导致图像倾斜的情况，可以通过旋转图像的功能进行校正；对于图像周围的黑边，可以通过裁剪功能去除；对于有噪点的图像，可以使用降噪工具来提高图像质量。
数据录入和索引创建
将档案中的文字信息通过光学字符识别（OCR）技术转换为可编辑的文本格式，然后录入到数据库中。同时，要为档案创建索引，索引内容包括档案的题名、日期、主题词等信息。例如，一份政府公文档案，通过OCR技术提取公文内容中的文字信息后，将其录入数据库，同时根据公文的发文单位、发文日期、主题等创建索引，这样用户在查询时就可以通过这些索引信息快速定位到所需的档案。
数据存储和备份
数字化后的档案数据需要存储在合适的存储介质中，如服务器硬盘、磁带、光盘等。并且要建立备份机制，防止数据丢失。例如，一些重要的档案数据会采用RAID（独立磁盘冗余阵列）技术存储在服务器中，同时定期将数据备份到磁带或光盘上，存储在异地的保险库中，以应对可能出现的火灾、水灾等灾害对数据存储中心造成的破坏。
三、档案数字化的应用领域
政府机构
政府部门有大量的公文、政策文件、土地档案、人口档案等。档案数字化可以提高政府的行政效率，方便政府部门之间的信息共享和政务公开。例如，公民可以通过政府的政务服务平台查询土地登记档案、社保档案等相关信息，减少了到政府办事窗口现场查询的时间和精力。
企业单位
企业的人事档案、财务档案、客户档案等通过数字化后，有助于企业的人力资源管理、财务管理和市场营销等工作。例如，企业的销售部门可以通过客户档案数据库，分析客户的购买行为和偏好，制定更有针对性的销售策略。
文化教育领域
在图书馆、博物馆、学校等单位，档案数字化发挥着重要作用。图书馆的图书档案数字化后可以方便读者进行电子图书借阅和文献查阅；博物馆的文物档案数字化可以用于文物保护研究和虚拟展览；学校的教学档案数字化有助于教学评估和教学资源共享。
在档案管理行业当中，我们经常会听到档案数字化，偶尔会听到数字化档案，也经常在一些媒体平台上看到数字档案。它们表达的都是一个意思吗？到底表达是哪个意思？你心目当中想要表达的那个意思，该用哪个词来表达呢？本期内容，我们给大家详细拆解这三个词的概念。
1.档案数字化是什么意思？
在我国，最早给“档案数字化”下定义的人，是李筱春。他给档案数字化下的定义是：档案数字化是指计算机数字化技术在档案信息领域的应用。档案数字化包括两个方面的内容：一个是把传统的档案信息数字化；另一个是把数字化的档案信息还原成传统的档案信息。前者是将传统的档案信息输入计算机，后者是将数字化的档案信息由计算机输出给用户。
此后，也涌现了一批给档案数字化下定义的人。这些对于档案数字化的表述，大致可以概括为2点。第一档案数字化与计算机技术相关。第二档案数字化是将其它载体的档案转化为数字化信息。
2.数字化档案是什么意思？
在我国，最早给“数字化档案”下定义的人，是邹悦。他给数字化档案下的定义是：数字化档案是指由办公自动化形成的电子文件归档后形成的档案。后来者也对数字化档案进行了补充。其中，李殿环认为：数字化档案来源包括两个部分，一部分是随着政府信息化的进程，网络化办公与无纸化办公的出现，各机构生成大量的电子文件，电子文件归档后作为电子档案存储在档案馆。另一部分就是馆藏的纸质档案、照片、胶片等传统档案利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描仪等技术手段转化为数字化的信息。
数字化档案的定义，目前不同的人有不同的认知。一部分人认为数字化档案是电子文件归档后的产物。另一部分人认为数字化档案是传统档案数字化后形成的数字化形式的档案。还有一部分人认为前两者都是。
3.数字档案是什么意思？
在我国，最早给“数字档案”下定义的，是宋岩。他给数字档案下的定义是：数字档案是指用计算机等工具对历史记录进行数字编码，并将所得数据记录保留在盘、片等载体上的一种档案。从记录方式来说，数字档案是用计算机语言，将历史记录数据化的形式来记录的。从载体来说，它摒弃了人们常用的纸张等常用的载体，而用磁盘、光盘等载体。
对于数字档案的定义，不同的人也有不同的认知。有人认为数字档案是归档电子文件，也有人认为数字档案是馆藏档案的数字化信息，还有人认为两者都是。
总的来说，档案数字化是形成数字化档案的过程，数字化档案是档案数字化的结果，没有档案数字化，就没有数字化档案。