现如今，传统的档案管理模式已经不能满足档案事业发展需要。一方面，全国档案数量急剧增加，各个档案管理机构对于档案的接收和存放已经到达一个极限，实体档案所需的场地空间越来越大，人力物力成本不断增加。另一方面，人们知识水平不断提高，对于历史档案、红色档案、个人档案等资源的查阅、利用需求增加，传统的档案管理模式较为落后，档案服务跟不上时代发展需求。
因此，档案数字化管理应运而生。档案数字化管理是通过计算机技术、网络技术、数据库技术等现代信息技术，将传统的纸质、照片、声像等实体档案转化为数字形式的电子档案，并通过专业的档案管理系统平台开展档案存储、管理、检索和利用等功能的过程。这一管理方式可以实现档案信息的资源整合，促进档案资源的理共享和利用，为档案的高效管理和广泛利用提供有力支持。
档案数字化管理该如何实现?
首先，数字化档案管理系统是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查借阅功能。按照档案业务工作流程，经过系统管理员的授权，单位内部领导和有关科室可以在各自办公室查阅档案，外来查档单位可以在阅档室通过电脑查阅电子档案，也可以通过网络实现远程阅档。系统全面运行后，可以大大提高工作效率，提升工作服务的水平和质量，实现档案由管理向信息研究与利用的质的转变。
档案数字化管理以组织系统专用资源网为网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在组织系统内部实现本地及远程查档、阅档功能。系统在安全方面进行了考虑。可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权;阅档过程进行详细的日志记录;信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。
其次，档案数字化管理主要有以下流程。
1.扫描和数字化：将纸质档案通过扫描仪转换为数字图像或文档。可以使用OCR (光学字符识别)技术将扫描的图像或文档转换为可编辑和搜索的文本。
2.数字档案存储：将数字化的档案存储在计算机或云储存系统中。这可以提高档案的可访问性和安全性，减少纸质档案的存储和维护成本。
3.元数据管理：对数字档案添加适当的元数据，如文件名、描述、日期、关键词等。这有助于更好地组织和检索档案。
4.档案索引和检索：建立档案索引，以使用户可以通过关键词、日期、类型等条件进行检索和访问。
5.安全性和权限控制：对数字档案实施安全性控制和权限管理，以确保只有授权人员可以访问和修改档案。
6.档案保护和备份：建立合适的备份策略，确保数字档案的长期保存和防止数据丢失。
最后，在信息化迅速发展的时代，档案数字化管理将会在档案管理领域发挥越来越重要的作用，助力档案事业的信息化、智能化发展，为社会大众提供便捷、完善的档案利用服务，提高档案服务水平。