档案数字化招标是档案管理现代化的重要步骤，旨在通过公开、公平、公正的招标程序，选择合适的档案数字化外包公司，确保安全、规范、高效地开展本组织内部档案的数字化工作。以下是关于档案数字化招标的主要内容。
一、招标前期准备
1. 明确工作要求
发包方应按照国家的档案相关标准和规范，明确需要进行数字化处理的档案范围、形成时间、数字化要求、数字化目的等基本情况和要求。明确基本情况后，需对档案进行鉴定，根据需求明确档案数字化的优先顺序，其中，涉密档案的数字化加工更应谨慎，选择资质齐全的档案外包公司。 其次，发包方还应根据档案数量和数字化工程量，明确档案数字化操作规范、验收标准及工期。
2. 选定承包方
投标之后，发包方应按照相关要求对承包方进行筛选。筛选标准包括：
核实承包方背景。对承包方的股权结构、法定代表人身份、实际控制人身份进行核实，并查询承包方关于档案整理的相关资质是否齐全，尤其是涉密资质。
建立承包方评价体系。发包方应根据档案数字化相关标准和调理，建立一套评价体系，对档案外包公司的工作水平、工作经验、员工素质、硬件设施、技术水平等情况进行对比评价，选择最合适的档案外包公司进行合作。
3. 签订合同
发包方应与选定的承包方签订详细的合同，明确双方的权利和义务。合同应包括但不限于以下内容：
服务范围：明确档案数字化的具体范围和内容。
技术标准：明确档案数字化的技术标准和质量要求。
安全保密：明确档案数字化过程中的安全保密措施。
验收标准：明确档案数字化成果的验收标准和方法。
付款方式：明确服务费用的支付方式和时间。
二、档案数字化程序
1.预处理：
在进行数字化扫描之前，需要对档案进行预处理。这包括清洁、整理和分类档案文件。清洁过程涉及清除灰尘、污渍、胶带等杂质，以确保扫描结果的质量。整理和分类阶段则是对档案进行排序和归档，以方便后续的扫描和管理工作。
2.扫描：
扫描是数字化转换的核心步骤。使用高速扫描仪对纸质档案进行逐页扫描。扫描仪具有高分辨率和自动进纸功能，可以快速捕捉每一页的图像。此外，扫描设备还可以通过自动双面扫描功能，同时扫描纸张的正反面，提高扫描效率。
3.图像处理：
扫描完成后，需要对图像进行处理。这包括图像校正、裁剪、旋转和增强等操作。图像校正消除了因扫描时出现的倾斜或偏移导致的问题，确保图像的水平和垂直对齐。裁剪操作可以去除边框、空白和不需要的部分，使图像更加整洁。旋转功能可以纠正横向或纵向放置的图像。图像增强则是通过调整亮度、对比度和色彩来改善图像质量。
4.光学字符识别(OCR)：
为了增强数字化档案的可搜索性和可编辑性，通常需要进行光学字符识别(OCR)。OCR软件能够自动识别扫描图像中的文本，并将其转换为可编辑文本格式。这样，用户可以方便地使用关键词搜索档案内容，而不必逐页查找。
5.数据整理与分类：
数字化后的档案需要进行数据整理和分类，以方便管理和检索。这包括添加元数据、建立索引和标签等操作。元数据是指关于档案的描述信息，如标题、日期、作者等。索引和标签可以根据档案的内容、主题或其他特征进行分类，以便快速定位需要的档案。
6.存储与备份：
数字化的档案通过专久智能档案管理系统存储在计算机、服务器或云存储中。根据需求和安全要求，可以选择合适的存储方式。为了确保数据的安全性，还需要进行定期的数据备份和灾难恢复计划，以防止意外数据丢失或损坏。
三、验收总结
承包方交付前，发包方应对档案数字化外包项目进行验收，对不符合验收标准的部分，有权利要求外包公司重新整改。
最后，档案数字化招标工作通常较为繁琐，但这也是为了保障招标工作的公平公正，促进档案数字化的顺利开展，保护项目双方的权益。