随着社会迅速发展，以往的档案管理模式逐渐不能适应社会需要，与先进技术相结合的档案数字化开始出现并发展。档案数字化就是通过计算机、文字扫描、数字化等先进技术手段，将传统的纸质、照片等实体档案转化成非实体的数字档案的过程，这一过程旨在提高档案管理的效率和安全性，方便社会大众对档案的利用。这一过程涉及多个环节，每个环节都至关重要，以确保最终数字化结果的质量和完整性。以下是档案数字化加工的详细流程：
一、档案扫描前
1. 档案预处理。档案数字化的首要任务是明确需要进行数字化加工的档案的实际情况，包括档案的类型、数量、保管期限、数字化目标以及利用需求等多个方面。在确定了数字化对象后，还需要制定详细的工作方案，包括人员分工、进度安排、安全管理措施等。
2. 建立目录数据库
在正式开展数字化工作之前，需要先建立目录数据库。这包括对档案进行著录，将全宗号、档案门类代码、保管期限、年度、实体分类号、卷号、件号、档号、文件编号、页号、页数、题名、责任者、文件形成时间等关键信息录入数据库。这一步骤与后续数字档案的检索利用息息相关。
二、档案扫描加工
2. 档案扫描与图像处理
档案扫描是数字化转换的核心环节。首先需要根据档案实际情况选择最合适的扫描设备和参数设置。一般情况下使用最多的是平板扫描仪。在档案数字化流程中，确保扫描后的数字图像清晰、完整、不失真。在扫描过程中，需要注意对档案实体的保护，避免使用可能对档案造成损害的扫描设备。
扫描完成后，还需要对数字图像进行拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理，以确保图像质量符合标准。这一过程对后续档案数字化的质量、清晰度、完整度等方面都有很大影响，需要严谨的操作和细致的检查。
三、档案扫描后
数字化质量检查是确保数字化成果质量的关键步骤。这包括对目录数据的完整性、准确性进行检查，以及对数字图像的清晰度、完整性、排列顺序等进行检查。发现不符合标准的情况时，需要及时进行修正和重新处理。
1. 数据挂接。数据挂接又称数据匹配，是数字归档中为保证数字档案的准确性和完整性所需要的流程。借助软件对数据库中的目录数据与对应的数字档案进行匹配挂接，并逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与数字档案对应的准确性、已挂接数字档案与实际扫描数量的一致性、数字档案是否能正常打开等，以实现准确关联。
2. 数据验收。项目验收是档案数字化加工中，用于确保数字化后的档案符合所需质量标准和规范的过程。这通常涉及对数字档案进行一系列测试和检查，以验证它们具有足够的质量并符合指定的标准。这其中包括图像扫描、检查处理数据匹配步骤中可能存在的错误、遗漏或其他问题。在某些情况下，项目验收测试还可能涉及使用专门的软件工具来完成该过程，以确保符合所需标准。
3. 档案资源的保管和利用。数字档案的存储方式比实体档案更为便捷，可以通过各种不同的存储技术来实现，例如硬盘驱动器、网络连接的存储设备或云服务器等。数字档案最终使用的存储方式主要取决于传输图像的数量，以及相关档案管理部门的要求。
经过一系列流程后，可以建立档案管理系统，档案资源查询利用可以通过线上远程实现，极大地提高档案的利用率和档案机构的服务水平。