现如今，各个行业都紧跟时代步伐，开展数字化转型升级，全国各个档案管理机构也积极推进档案数字化工作建设，助力档案管理现代化、信息化转型。
档案数字化建设有着一系列较为复杂的程序，其中最核心的就是档案扫描。为了确保档案扫描的质量和完整性，实践时需注意以下事项：
第一，有标准的档案数字化方案。该方案需要符合国家及档案行业标准，并强调档案管理信息化的重要性。与此同时，还要重视相关人员的培训和规范，如果仅仅将档案信息化看作工作任务，会出现为了完成工作任务而工作的不良现象，不利于档案数字化的工作开展。
第二，具备数字化软件和硬件设备。想要确保档案数字化工作的顺利进行，软硬件设施建设必须做好。企业需要配备服务器、计算机、扫描仪、档案数字化加工软件等软硬件设备。如果企业现有的一些硬件设备常年不更换和维护的话，容易导致计算机设备的存储与系统老化，存在着档案信息丢失的潜在隐患。档案机构也可选择与档案外包公司合作，以节省购买设备的成本。
第三，有独立的加工场地。企业在档案数字化建设开展之前，需要准备相对独立的加工场地，以保证档案材料的安全。并且在档案的进出环节设置专人管理，以保证档案数字化过数字化中的闭环管理。
由于实体档案的形式多样，大小、纸质、保存状态、数字化要求等都有所差异，在进行档案扫描工作时，应根据档案的实际情况选择不同的扫描仪。
档案数字化扫描仪的选择：
1. 档案纸张较差，较薄、易破损，或者扫描量较少，选择平板扫描仪。
平板扫描仪，又称平台式扫描仪、台式扫描仪，是最为常见的一种档案数字化设备。它的工作原理类似于复印机，扫描时需要掀开扫描仪的盖子，档案资料平铺透光玻璃上再盖上盖子，镜头在透光玻璃下左右移动，利用光学传感器对纸张上的文字和图像进行逐行扫描，然后将扫描结果转化为数字信号，达成扫描目的。平板式扫描仪的优点在于扫描精度高，能够清晰地还原档案的细节，适用于扫描珍贵的古籍、书画、照片等档案。普通企业日常办公用得较多的扫描仪就是平板扫描仪，它能够扫描A4、A3等大小的纸张。
2. 如果档案纸张可以拆订，质量相对较好，没有太多褶皱，没有粘贴票据，且扫描量相对较大的项目，可以选择馈纸式扫描仪。
高速扫描仪，将单张的、整齐的纸张放到馈纸处，扫描仪会自动一页一页地将纸张进行扫描。相对来说，高速扫描仪，高速高效，扫描成果质量好，但成本也相对较高。
3. 如果须对工程类的档案或者大型图纸进行加工，可以选择大幅面扫描仪。
大幅面扫描仪能够对A0、A1这类的大型工程图纸进行扫描，保持图像的完整性。
4. 对于已经装订成册，不方便拆订的书籍、卷宗等，可以选择非接触式扫描仪。
非接触式扫描仪，也称书刊扫描仪，通常指扫描元件与被扫描物品不直接接触，通过线性CCD扫描对图像进行采集。非接触式扫描仪具有OCR文字识别功能，是专门为书籍、档案、账本、卷宗这种装订成册并且不方便拆订的纸张而设计的一种特殊的扫描仪。
最后，随着科技的不断进步，档案扫描设备也将会不断发展，未来将会出现更加先进、适合档案扫描的专业设备，使得档案数字化质量更高，档案扫描结果更加精准、完整、准确。