在信息化迅速发展的当下，档案数字化逐渐成为我过档案管理的主流。档案管理方式的变革，促进了档案存储形态的变化，同时也带动了各个机构档案室的变革。传统的档案室主要职能是存放、管理实体档案，在档案数字化的潮流中逐渐不能适应时代发展。在此背景下，依托现代信息技术管理数字档案的数字化档案室开始出现。
一、与传统档案室相比，数字化档案室具备许多独特的优势。
第一，一键检索，提高档案检索利用率。传统档案管理中，档案的检索通常依赖人工操作，查询过程不仅耗时，还容易出现疏漏和错误。数字化智慧档案室引入了智能化检索系统，通过人工智能和大数据分析技术，使得档案的检索变得更加快速、精准。用户只需输入关键词，系统即可迅速定位到相关档案，大大缩短了查找时间。
第二，更加完善的安全防护，保障档案信息安全。档案的安全性一直是档案管理中的难点。数字化档案室可以通过智能安全管理系统，采用多重身份认证、加密技术以及实时监控系统，确保档案的安全存储。智能化的安全系统能够自动记录和追踪档案的使用情况，及时预警异常操作，有效避免了人为因素导致的档案丢失或泄露。
二、数字化档案室建设面临的挑战：
1. 技术方面，包括技术水平和软硬件基础设施建设。档案数字化以先进技术为依托，数字化档案室的建设更是离不开先进技术支撑。一方面，档案数字化过程中需要用到扫描仪、档案管理系统软件等专业设备和软件，另一方面，数字化档案室的建设需要先进技术手段的支持，包括数字化扫描技术、计算机技术、网络安全技术等。
2. 专业人才欠缺。数字化档案室与传统档案室在管理模式上有较大的差别。传统的档案室管理人员只需要掌握档案相关知识，即可上手。而数字化档案室的建设和管理需要具备专业知识和技能的人员。这些人员不仅要熟悉档案管理业务，还要掌握先进信息技术知识。目前，部分档案管理人员对信息技术的掌握程度有限，难以适应数字化档案室建设和管理的需求。
三、针对上述挑战，数字化档案室的建设应注重以下几项：
1. 加大在基础设施建设方面的投入，围绕数字化生成技术、海量数据存储和检索技术、异构系统和互操作技术、中间件技术和集群技术、数据加密和网络防护等关键技术，不断进行技术更新和升级，以适应不断变化的技术环境，解决大规模数据传输和存储、数据长期保存、数据安全防护等技术难题，
2. 做好档案数字化人才队伍建设。一方面，数字化档案室可以对以往的档案管理人员开展培训工作，提升现有人员的数字化管理水平。另一方面，数字化档案室还可以同各大高校开展对接合作，培养、挑选一批既掌握档案管理能力，又了解计算机技术的复合型人才，为数字化档案室的人才队伍注入新鲜血液。
最后，随着档案数字化的不断普及，数字化档案室拥有巨大的发展潜力和更为广阔的发展前景。未来，档案室还会与更多先进技术手段相融合，朝着数字化、智能化方向深入发展。这一转变是对档案管理模式的创新，能够进一步提升档案管理的现代化、智能化水平，并为推动社会的发展进步提供支持。