人事档案是真实、客观地记录和反映个人经历、政治面貌、工作表现、道德品行等情况主要以个人为单位集中保存起来的各种形式的历史记录材料。在我国人力资源管理趋向信息化和数字化的时代背景下，人事档案数字化已成为企业和组织档案管理改革的重要方向。
人事档案数字化所需技术：
1.扫描技术。档案扫描是档案数字化工作的核心环节，扫描质量会直接影响最终的档案数字化成果。应根据档案的实际情况选择最合适的扫描设备，使用高分辨率扫描仪，像平板扫描仪、高速扫描仪等，可以确保将纸质档案精确转换为数字图像。高分辨率保证了图像的清晰度，有助于后续的图像处理和OCR识别。在扫描过程中，合理管理色彩设置可以提高档案的显示效果，并确保重要细节的捕捉。
2.图像处理技术。主要用来对扫描后的部分档案图像进行裁剪、增强等操作，提高图像清晰度。
3.光学字符识别技术(OCR)。OCR技术能够将扫描的图像中的文字档案信息提取为可编辑和可搜索的文本格式。这对数字化档案的管理和利用来说十分重要。随着技术不断进步，许多现代OCR软件支持多语言识别，能够自动识别处理不同语言和字符的文档，满足国际化需求。
4.信息安全技术
数字化档案都被存储在线上系统中，如若不严加管理，可能会轻易被非法入侵人员窃取档案信息资源，造成信息泄露，甚至丢失。为确保数据安全性，档案数字化需要使用数据加密技术对数字档案进行保护。AES和RSA等加密算法技术被广泛应用于档案安全管理，实施用户权限管理，确保只有授权人员可以访问敏感信息，为数字档案信息套上牢固的防护网，保护档案信息安全，保障个人和组织的隐私不被泄露。
人事档案数字化的意义：
第一，人事档案数字化有利于提高人事管理效率，降低档案管理成本，提高档案利用率。人事档案属于利用频率较高的档案类型之一。不止个人在社会方方面面都会用到，组织在应聘、选拔等阶段也会使用人事档案作为依据。人事档案数字化可以为社会大众提供更加全面、高效、便捷的人事档案利用服务。
第三，有利于保护实体人事档案的安全。人事档案的大多数是纸质文件，较为脆弱，一方面容易受到环境影响而损坏，另一方面还具有易燃、易丢失等缺点。人事档案数字化后，档案将以数字形式存储在计算机上，减少了档案信息泄露和档案原件损坏的风险。
首先，人事档案数字化可以提高工作效率，降低档案管理成本。传统的人事档案管理需要大量人力物力，而人事档案数字化使其变得更加高效和便捷。其次，人事档案数字化有利于保护个人信息安全，减少档案泄露风险。还有一点人事档案数字化便于管理，可以随时进行查阅和更新。
如果有任何组织想进行人事档案数字化，但是面临着缺乏专业的人员、没有专业设备、没有专业转件等难题。那么可以选择将这项工作委托给专业的档案机构，以降低转型成本。现阶段开展档案数字化工作的企业，许多都依赖于档案数字化外包公司，这样有利于数字化工作的顺利开展，有利于确保档案数字化的质量。
总之，人事档案数字化具有重要的意义和价值，人事档案数字化将成为企业人力资源管理的重要组成部分，为企业的可持续发展提供有力支持。